אינטרנט ושיווק

5 טיפים לארגון יום עיון

ימי עיון הם דרך מצויינת להעביר מידע מקצועי בתחום שבו אתם עוסקים, ליצור נטוורקטינג עם אנשים מהתחום ומתחומים משיקים ולהיחשף ללקוחות פוטנציאליים, שיתופי פעולה ורעיונות חדשים. ארגון של יום עיון הוא עניין לוגיסטי לא פשוט, בעיקר כאשר מדובר בימי עיון בקנה מידה גדול עם משתתפים רבים.

רבות מהבעיות שמלוות את הארגון הן בעיות טכניות שדורשות פנייה ללא מעט ספקים וחברות בדרך. אספנו עבורכם חמישה טיפים פרקטיים לארגון של יום עיון שיקלו עליכם בתהליך הזה.

הגבילו את כמות המשתתפים באירוע

אם אתם רוצים ליצור יום עיון איכותי וקל לתפעול, הגבילו את מספר האנשים שהזמנתם לאירוע. יותר מדי משתתפים פירושו בלגן גדול וסיכוי גדול יותר לחוסר תיאום. תנו לעצמכם מכסה שנדמה לכם שתוכלו לעמוד בה מבחינה תקציבית והפקתית.

הכינו תוכנית פעולה מוגדרת מראש

לפני שאתם מתחילים לפנות אל ספקים שונים, הכינו רשימה של כל מה שאתם צריכים לעשות, הכינו גם את תוכנית הכנס, את התקציב ואת כל מה שדרוש לכם כדי לקבל הצעות מחיר ולאתר את כל מה שאתם צריכים. אל תצאו למסע הזה בלי תוכנית מוגדרת מראש.
Fotolia_50573704_XS

צרו שיתופי פעולה בתוך הקהילה

בין אם מדובר בקהילה העסקית או האקדמית, צרו שיתוף פעולה בתוך החברה שבה אתם פועלים. עניינו אנשים בכנס ודברו עליו מבעוד מועד, כך תוכלו להנות מהצעות לשיתוף פעולה, רעיונות ודיעות שונות. במהלך ארגון של אירוע חשוב וכדאי לשמוע גם דיעות של אחרים שיכולים לעזור ולהפתיע בכיוונים בלתי צפויים.

פנו לחברות המתמחות בהשכרת ציוד לאירועים

כיום ניתן למצוא בקלות חברות שההתמחות שלהן היא השכרת ציוד לאירועים, בין היתר גם לימי עיון. פנייה לאחת החברות האלו, תוך בדיקה שמדובר בחברה איכותית, מקצועית ואמינה, יכולה להקל משמעותית על ההבטים הטכניים של ארגון אירוע. חברות כאלו יכולות לעזור במגוון תחומים, מאספקת ריהוט מתאים ועד לאפשרות השכרת מקרן או כל ציוד טכני אחר לו אתם זקוקים במהלך האירוע. חברה כזו פותרת אתכם מלהביא ציוד, למצוא אפשרויות הובלה של ציוד ולהתמודד עם פירוק הציוד בסוף האירוע, כאשר רוב החברות מציעות את השירותים הללו כחלק מהעסקה.
Fotolia_65876979_XS

השקיעו זמן ניכר בשיווק ופרסום יום העיון

כאשר מדובר ביום עיון שפתוח לקהל הרחב ודורש הרשמה, התחילו קודם כל מקידום האירוע. בלי משתתפים ונרשמים שמתחייבים להגיע מספיק זמן מראש לא תוכלו להפיק את האירוע, להשיג חסויות ושיתופי פעולה ולתמחר בצורה נכונה את האירוע. השקיעו בשיווק בכל אמצעי שאתם מכירים.
היום ניתן ליצור ללא תשלום אירוע בפייסבוק ולשתף אותו בין החברים שלכם, בקבוצות רלוונטיות לנושא ובכל מקום אחר שנראה לכם רלוונטי, אפשר לפרסם הודעות במדיה מקצועית, בעיתונות ועוד. השקיעו והכינו תוכנית שיווק של יום העיון מבעוד מועד.
שתף תוכן:
  • googleplus
  • linkedin
  • rss
  • mail